Integritetspolicy

För oss på Finance Recruitment AB & vårt servicebolag Hub & Spoke är rekrytering personligt och vi är väldigt måna om att du ska känna dig trygg med vår hantering av dina personuppgifter, oavsett i vilken roll du kommer i kontakt med oss. Skyddet för fysiska personer vid behandling av personuppgifter är en grundläggande rättighet.

I det här dokumentet så förklarar vi hur vi värnar om dina personuppgifter. I syfte att göra det enklare för dig att förstå hur vi behandlar just dina personuppgifter har vi har delat upp informationen om hanteringen i olika avsnitt. Du kan välja att enbart läsa den specifika informationen om din roll i förhållande till oss och det generella stycket om rättigheter.

Personuppgifter och behandling av personuppgifter

En personuppgift är en upplysning som härrör till en identifierad eller identifierbar levande fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, identifikationsnummer, adress, onlineidentifierare (tex IP-adress) och faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Behandling av personuppgifter omfattar allt som gör att göra med en personuppgift, t ex läsa, radera, ändra och lagra.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är den som bestämmer syftet och hur personuppgifterna ska behandlas. Finance Recruitment Sweden AB, org. nummer 556968 – 6552, Kungsgatan 4A, 111 43 Stockholm, är personuppgiftsansvarig om inte något annat anges.

Kandidater i vårt nätverk

Du har samtyckt till att vi behandlar dina personuppgifter för att matcha dig med framtida karriärmöjligheter.

Vi behandlar följande personuppgifter om dig:

• Namn
• E-postadress
• Adress
• Telefonnummer
• Meritförteckning
• Betyg
• Bild

och i vissa fall dessutom;

• Organisationsnummer
• Testresultat
• Korrespondens mellan oss
• Referenser
• Övrig information som du väljer att dela med oss
• Vi kan också komma att inhämta information om dig som du har publicerat på sociala medier med karriärsprofil (ex. LinkedIn).

Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter i vår kandidatdatabas är ditt samtycke. Vi sparar dina personuppgifter så länge som du vill, dvs tills du drar tillbaka ditt samtycke. I de fall som din profil är inaktiv så tar vi bort dina uppgifter efter tre år. Vi arbetar hela tiden för att kunna erbjuda dig berikande möjligheter för din karriär och du kan lita på att vi alltid inhämtar ditt samtycke innan vi visar och för över din kandidatprofil för en potentiell arbetsgivare. I de fall då vi initialt behöver försäkra oss om att din profil motsvarar en potentiell arbetsgivares förväntningar innan vi kontaktar dig så visar vi en anonymiserad version av din profil, utan personuppgifter.

Delning av personuppgifter mellan partnerbolag

Läs mer om våra nuvarande partnerbolag och hur dina personuppgifter behandlas på www.hubandspoke.se. Detta sker i syfte att sätta dig som individ i kontakt med fler potentiella arbetsgivare via våra partnerbolag.

Kandidater som har sökt en utannonserad tjänst

Om du har sökt en redan utannonserad tjänst så kommer vi att behandla dina personuppgifter med stöd i den rättsliga grunden att behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder innan ett avtalsingående. Du kommer också ges möjlighet att samtycka till att bli medlem i vårt nätverk. För mer information om den behandlingen hänvisar vi till avsnittet ”Kandidater i vårt nätverk”.

Vi behandlar följande personuppgifter om dig:

• Namn
• E-postadress
• Adress
• Telefonnummer
• Personnummer
• Meritförteckning
• Betyg
• Bild

och i vissa fall dessutom;

• Testresultat
• Korrespondens mellan oss
• Referenser
• Eventuell övrig information som du väljer att dela med oss
• Vi kan också komma att inhämta information om dig som du har publicerat på sociala medier med karriärsprofil (ex. LinkedIn).

I de fall då du söker en specifik utannonserad tjänst som överensstämmer med din profil så kommer vi att föra över dina personuppgifter till det rekryterande företaget. Vi kommer att spara dina personuppgifter i upp till två år efter avslutad rekrytering för att vi ska kunna bemöta eventuella klagomål om diskriminering, för den behandlingen är den lagliga grunden berättigat intresse.

Förmedling av konsultuppdrag

Vi förmedlar också tidsbegränsade konsultuppdrag och om du är intresserad av sådana uppdrag så kan du samtycka till att vara med i vårt nätverk. Ditt samtycke blir den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter.

Vi behandlar följande personuppgifter:

• Namn
• E-postadress
• Adress
• Telefonnummer
• Organisationsnummer
• Meritförteckning
• Betyg
• Bild
• Kontonummer
• Titel
• Eventuell övrig information som du väljer att dela med dig av till oss.

Vi sparar dina personuppgifter så länge som du vill, dvs tills du drar tillbaka ditt samtycke. I de fall som din profil är inaktiv så tar vi bort dina uppgifter efter tre år. Vi arbetar hela tiden för att kunna erbjuda dig berikande möjligheter för din karriär och du kan lita på att vi alltid inhämtar ditt samtycke innan vi visar och för över din konsultprofil för en potentiell uppdragsgivare. I de fall då vi initialt behöver försäkra oss om att din profil motsvarar en potentiell uppdragsgivares förväntningar innan vi kontaktar dig så visar vi en anonymiserad version av din profil, utan personuppgifter.

Justering av dataskyddsombud /kontaktuppgifter

Partnerbolag som ansluter till Hub & Spoke – Match ska använda sig av dataskydd@hubandspoke.se som ombud för när kandidater vill få sin information raderad ur partnerbolagens kandidatdatabaser/rekryteringssystem.

Om en förfrågan från kandidat inkommer direkt till en rekryteringskonsult eller via ett webbsideformulär så ligger det på respektive partnerbolag att ta fram en rutin för hur partnerbolaget eskalerar ärendet till dataskydd@hubandspoke.se . Detta måste ske för att säkerställa att berörd kandidats information blir borttagen ur samtliga kandidatdatabaser/rekryteringssystem.

Potentiella kandidater och konsulter

Vi letar alltid efter drivna och motiverade kandidater till vårt nätverk för att tillgodose våra kunders behov och för att kunna främja din karriärutveckling. I det fall att du inte redan finns med i vårt nätverk men vi tror att du kanske är intresserad av vad vi kan erbjuda dig så kommer vi att behandla dina personuppgifter med den lagliga grunden berättigat intresse. Behandlingen görs i syfte att kontakta dig och se om du är intresserad av våra tjänster. Det innebär i praktiken att den här behandlingen är ytterst kortvarig, som mest sex månader. När vi kontaktar dig så ges du antingen möjlighet att lämna samtycke till att ingå i vårt nätverk och/eller delta i en specifik rekryteringsprocess. Om du väljer att gå vidare i dina kontakter med oss så kommer behandlingen av dina personuppgifter då att ske enligt vad som beskrivs under respektive rubrik för kandidatdatabasen och rekrytering. Om du inte vill ha fortsatt kontakt med oss så kommer dina personuppgifter att omedelbart raderas.

De personuppgifter som kan komma att behandlas är:

• Namn
• E-postadress
• Adress
• Telefonnummer
• I relevanta fall organisationsnummer
• Meritförteckning
• Betyg
• Bild
• Kontonummer
• Titel
• Eventuell övrig information som du väljer att dela med dig av på sociala medier med en karriärsprofil (ex: LinkedIn).

Våra kunder

Om du representerar en av våra kunder så behandlar vi dina uppgifter i den mån det är nödvändigt för att vi ska kunna utföra den tjänst som du har anlitat oss för, tex rekrytering eller tillsättning av en konsulttjänst. Det är avtalet mellan oss som är den lagliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter. När tjänsten är utförd så kommer vi även att fortsättningsvis behandla dina personuppgifter eftersom vi har ett berättigat intresse att följa upp och vidareutveckla vår affärsrelation. Vi kan också behöva spara dina personuppgifter för att uppfylla lagkrav, tex bokföringslagen, då är den lagliga grunden rättslig förpliktelse. Vi sparar inte dina uppgifter längre än vad som är nödvändigt för de här syftena och inaktuella personuppgifter raderas utan dröjsmål när det uppdagas. Om det skulle vara så att du av något skäl inte vill ha fortsatt kontakt med oss för ditt företags räkning så kommer vi också att radera dina personuppgifter i den mån det är möjligt.

De personuppgifter som behandlas är:

• Namn
• E-postadress
• Företagsadress
• Telefonnummer
• Organisationsnummer
• Titel

Potentiella kunder

Vi har kontaktat dig för att erbjuda dig möjligheten att samarbeta med oss när det blir dags för ditt företag att rekrytera. Den behandling som vi då gör av dina personuppgifter grundar sig på vårt berättigade intresse att upprätta en affärsrelation med ditt företag. Dina personuppgifter kommer att sparas i tre år innan de raderas om vi inte har inlett en affärsrelation. Om du avböjer fortsatt kontakt så kommer dina uppgifter inte användas för att kontakta dig, däremot kommer vi att spara dina uppgifter med en notering om att vi inte ska kontakta dig under ett års tid eller längre beroende på dina önskemål.

Det här de personuppgifter som vi behandlar:

• Namn
• E-postadress
• Företagsadress
• Organisationsnummer
• Telefonnummer
• Titel

Leverantörer

Om du är kontaktperson hos en av våra leverantörer så kommer vi att behandla dina kontaktuppgifter i den mån det krävs inom ramen för vårt avtalsförhållande. Den lagliga grunden för den behandlingen är avtal. Vi kommer också att behöva behandla dina personuppgifter för att uppfylla lagkrav, tex bokföringslagen. Den lagliga grunden blir då rättslig förpliktelse för den behandlingen. Vi sparar inte dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för de här ändamålen.

Följande personuppgifter behandlas:

• Namn
• E-postadress
• Telefonnummer
• Företagsadress
• Organisationsnummer (personnummer om du har valt företagsformen enskild firma)

Personuppgiftsbiträden och eventuell överföring till tredjeland

Finance Recruitment AB värnar om en trygg och pålitlig behandling av dina personuppgifter och ombesörjer att de personuppgiftsbiträden som anlitas delar vår omsorg om dina personuppgifters säkerhet. Vid en eventuell överföring till tredje land, dvs ett land som inte är en del av EES/EU, så ser vi till att tillräckliga garantier beträffande säkerheten ställs.

Dina rättigheter

Rätt till tillgång

Du kan när som helst kontakta oss på dataskydd@hubandspoke.se och få en kopia av de personuppgifter som är under behandling. Kopian innehåller de personuppgifter som Finance Recruitment AB har om dig, och: varför personuppgifterna behandlas, de kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller, de mottagare, eller kategorier av mottagare som har fått ta del av personuppgifterna, hur länge dina personuppgifter kommer att sparas eller hur lagringstiden bestäms, varifrån de personuppgifter kommer som du inte har lämnat, om Finance Recruitment AB använder automatiserat beslutsfattande och i så fall information om logiken bakom det automatiserade beslutsfattandet, betydelsen och vilka konsekvenserna av detta blir för dig, om personuppgifterna skulle ha förts över till ett land utanför EU/EES så har du också rätt att få reda på vilka skyddsåtgärder som Finance Recruitment AB har vidtagit vid överföringen.

Rätt till rättelse

Du kan när som helst kontakta oss och begära att få felaktiga personuppgifter rättade eller komplettera ofullständiga personuppgifter.

Rätt att bli bortglömd

Du kan begära att vi raderar dina personuppgifter utan onödigt dröjsmål om:

• Personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de syften som de samlades in,

eller;

• Du invänder mot behandling av dina personuppgifter i något av de fall där vi har angett berättigat intresse som rättslig grund för behandlingen och ditt skäl för invändningen väger tyngre än Finance Recruitment AB:s berättigade intresse,

eller;

• i de fall då behandlingen av dina personuppgifter förutsätter samtycke, och du vill dra tillbaks ditt samtycke, eller;
  du inte längre vill ta emot direkt marknadsföring från Finance Recruitment AB,

eller;

• Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt, eller;
  personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av.

I vissa fall kommer vi inte att kunna radera dina personuppgifter eftersom vi måste uppfylla de krav som lagen ställer på vår verksamhet. I sådana fall så kommer vi att blockera användningen av dina personuppgifter för de ändamål som du önskar att bli bortglömd för den mån det är möjligt.

Hur administrerar Hub & Spoke borttagning av personuppgifter

Hub & Spoke dataskydd säkerställer att personuppgifter borttas ur den gemensamma databasen Hub & Spoke Match. Hub & Spoke ansvarar också för att kontakta den personuppgiftsansvarige på varje berört partnerbolag och förmedla kandidatens önskan om att få sina personuppgifter borttagna. Här slutar Hub & Spokes ansvar och det är upp till den utsedde av partnerbolaget att genomföra borttagningen av kandidatinformation.

Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om någon av följande situationer föreligger:

• Du tycker inte att de personuppgifter som vi har om dig är korrekta och behandlingen kan begränsas under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera att uppgifterna är korrekta.
• I de fall då Finance Recruitment AB inte längre behöver dina personuppgifter men du behöver uppgifterna för att kunna göra gällande, fastställa eller försvara rättsliga anspråk – då kan du begära att vi inte raderar dina uppgifter.
• Om det skulle visa sig att Finance Recruitment AB:s behandling av dina personuppgifter är olaglig men du ändå inte vill att personuppgifterna raderas.
• Om Finance Recruitment AB har angett berättigat intresse som rättslig grund för att behandla dina personuppgifter så får du begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas under den tid som det kontrolleras om Finance Recruitment AB berättigade intresse väger tyngre än dina invändningar om att dina fri- och rättigheter väger tyngre, en så kallad intresseavvägning.

Om behandlingen av dina personuppgifter har begränsats så får vi bara lagra eller använda dina personuppgifter för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, eller för att skydda någon annan fysisk eller juridisk persons rättigheter, eller för skäl som rör ett viktigt allmänintresse på nationell eller EU-nivå. I alla andra fall måste vi inhämta ditt samtycke för ytterligare behandling. Vi måste också informera dig om när begränsningen av behandlingen av dina personuppgifter upphör.

Rätt att göra invändningar

Du kan när som helst göra invändningar mot behandling av personuppgifter som grundar sig på ett berättigat intresse hos Finance Recruitment AB. När vi anser att ett berättigat intresse finns för att behandla dina personuppgifter, exempelvis för direkt marknadsföring eller för att förebygga missbruk av Finance Recruitment AB:s tjänster, så sker en intresseavvägning. Finance Recruitment AB:s intresse av att tex förebygga missbruk av Finance Recruitment AB:s tjänster vägs mot ditt intresse av att dina personuppgifter inte behandlas av integritetsskäl. Om du väljer att göra en invändning så får vi inte längre behandla dina personuppgifter för det syftet om vi inte kan påvisa berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter. Finance Recruitment AB får i sådana situationer, också behandla dina personuppgifter om det handlar om att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Du kan när som helst göra invändningar mot att dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring, det inkluderar eventuell profilering av dig som görs för sådana syften. Om du invänder mot att dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring så ska Finance Recruitment AB upphöra att behandla dina personuppgifter för direkt marknadsföring. Notera att om det är du som kontaktar oss för att få mer information om våra tjänster så är inte det direkt marknadsföring.

Rätt till dataportabilitet

Om behandlingen av dina personuppgifter sker automatiserat och har som rättslig grund antingen ett avtal (GDPR 6 (1) (b)) eller ett samtycke (GDPR 6 (1) (a)) så har du rätt att få en kopia av de personuppgifter som du har tillhandahållit Finance Recruitment AB. Personuppgifterna ska ges i ett format som är strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart. Du har rätt att föra över den här informationen till en annan personuppgiftsansvarig utan att vi kan neka dig detta.

Cookiepolicy och Cache-spårning

Användning av cookies

Cookies hjälper oss att ge dig som besökare den bästa upplevelsen av vår hemsida. Vi använder även cookies för att vi och våra samarbetspartners att visa anpassade och relevanta annonser baserade på ditt användande av vår hemsida. Du kan enkelt ta bort spårningen genom att tömma cookies i din browser efter att du har besökt vår hemsida. Här finns en guide från www.enkelteknik.se om hur du enkelt gör detta.

Klagomål

Om du inte är nöjd med den behandling av dina personuppgifter som Finance Recruitment AB gör så är du välkommen att kontakta dataskydd@hubandspoke.se. Vi hjälper dig gärna. Om vi inte skulle lyckas att hitta en lösning tillsammans så kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter.

Integritetsskyddsmyndigheten, kan nås på:

Integritetsskyddsmyndigheten

Box 8114

104 20 Stockholm

E-post: imy@imy.se

Växel: 08-657 61 00

www.imy.se

Ändringar av vår Integritetspolicy

Om vi skulle behöva ändra vår Integritetspolicy så kommer du att få information om ändringarna både på vår hemsida och via e-post (om vi har tillgång till din e-postadress) i god tid, och senast en månad innan ändringarna träder i kraft. Om du på grund av de ändringar som görs vill ändra sättet som Finance Recruitment AB behandlar dina personuppgifter så rekommenderar vi att du kontaktar oss på dataskydd@hubandspoke.se.