Lyckas med digital onboarding på distans

Pandemin har fått oss att ta till nya arbetssätt med mer hemarbete och fler digitala möten. Vi har behövt anpassa oss över den digitala arbetsplatsen, vilket också har fått en påtaglig påverkan på nyanställdas introduktion på jobbet. Är det möjligt att lyckas med onboarding på distans? Och vad krävs för att få till en bra digital onboarding?

När pandemin har ebbat ut spås de nya arbetssätten vara här för att stanna. Onboarding kan för många kännas som en utmaning i vanliga fall, men för att få en lyckad digital onboarding krävs andra resurser och processer.

Digital onboarding - den nya introduktionen på arbetsplatsen

Den första tiden på en ny arbetsplats är viktig för att få till en lyckad rekrytering. Det är nu som den nyanställde välkomnas in i företaget och dess kultur samt bekantar sig med sina kolleger och kommer i gång med allt det praktiska som krävs för att hen ska kunna utföra sitt arbete.

En misslyckad onboarding kan kosta företaget tid och pengar om den nyanställde inte får koll på sina ansvarsområden, arbetsuppgifter och rutiner. Här är våra bästa tips för att få en lyckad digital onboarding – den nya introduktionen på arbetsplatsen.

Preboarding

En av fördelarna med att ha en digital onboarding eller en onboarding på distans, är att det går att smygstarta. Redan efter kontraktskrivning går det att börja förbereda arbetstagaren på sin nya anställning. Dokument, information och guider kan skickas till arbetstagaren i ett tidigt skede; detta behöver inte vänta.

För att behålla hen engagerad kan detta med fördel göras över tid. Istället för att skicka ett helt paket med all samlad information, kan det spridas ut och göras pö om pö. Det ger arbetstagaren en tidig känsla av att vara en del i teamet, och av att känna sig efterlängtad på sin nya arbetsplats.

Digitala verktyg

Digital onboarding kräver användning av digitala verktyg. Se till att ha en bra plattform för detta samt en plats som samlar allt det som ni använder i er onboarding. Många använder sig av automatiska utskick med information som går till de nyanställda via e-post. Gör dessa mejl så personliga som möjligt för att få arbetstagaren att känna sig välkomnad redan innan hen påbörjar sin anställning.

En sak i taget

Skapa struktur och dela upp er digitala onboarding för att underlätta för den nyanställda under sina första dagar. Det är mycket information och intryck att ta in under den första tiden på ett nytt jobb – håll en tydlig och logisk struktur för att hjälpa arbetstagaren att ta in all information och alla rutiner. Leverera inte allt på en gång, utan dela upp det i fler delar. Det snabbar upp inlärningsprocessen och ökar förståeligheten för allt hänger ihop.

Erbjud valmöjligheter

Du och dina kolleger lär er troligast bäst på olika sätt. Genom att erbjuda er nya kollega möjligheten att välja hur hen vill utföra sin onboarding på olika sätt, ökar ni chanserna för en lyckad onboarding. Det är också en av de många fördelarna med en digital onboarding – det går att anpassa den så att den passar flera olika personer.

Den som lär sig bäst av att lyssna kan ta del av ett poddavsnitt med information från viktiga nyckelpersoner; den som också gärna vill se personen som förmedlar information kan ta del av en serie med videoklipp; tunga dokument kan brytas ner i lättsamma presentationer; testa vad hen har lärt sig med ett interaktivt och engagerande quiz. Våga tänka nytt, våga tänka digitalt.

Engagera hela teamet

Under en onboarding som sker på arbetsplatsen är hela teamet engagerade. Lämna inte teamet utanför under onboarding på distans – involvera och engagera dem! Det ger både medarbetarna och den nyanställde en chans och möjlighet att lära känna varandra bortanför mejlsignaturen. Boka in en digital fika, se till att teamet connectar på LinkedIn och att den nya kollegan känner sig som en del i teamet och företagskulturen.

Första intrycket varar länge

Det första intrycket vi får av andra människor, företag eller varumärken tenderar att stanna med oss länge. För många är onboardingen det första intrycket av ett företag ”från insidan”, därför är det viktigt att denna inte fallerar. Hur vill du att ert företag ska uppfattas och vilken företagskultur vill ni andas?

Se till att detta återspeglas redan under introduktionen av nyanställda, oavsett om det rör sig om en introduktion på plats eller en onboarding på distans. Genom att låta företagets värderingar lysa igenom under de första dagarna kan ni skapa ett stort engagemang och arbetsglädje hos er nya kollega redan från start. Detta genererar ett effektivt arbete som lönar sig för företaget både på kort och på lång sikt. Låt det framgå att ni är en attraktiv arbetsplats.

Inspireras av andra

De som är bäst på digital onboarding är de stora tech-jättarna; Google, Twitter m.fl. Digitala verktyg utgör i mångt och mycket grunden i deras tjänster, därför rör de sig naturlig i det digitala landskapet, även när det gäller introduktion av nyanställd. I takt med att allt fler företag börjar implementera digitala verktyg i sin verksamhet och skapar upp ordentliga rutiner kring dessa, är införandet av digital onboarding ett naturligt steg i att välkomna nya kolleger. Lär och inspireras av de som gör det bäst.

Utmaningar med det nya arbetssättet